Số hóa hồ sơ để thực hiện hiệu quả chính sách đối với người có công

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐTB&XH) tỉnh Thanh Hóa hiện đang quản lý, lưu trữ gần 400.000 hồ sơ thuộc 11 đối tượng người có công. Năm 2020, sau khi đưa vào sử dụng phần mềm số hóa hồ sơ người có công đã khắc phục tình trạng hư hỏng, thất lạc hồ sơ, giúp cho việc lưu trữ, tra cứu, đối soát hồ sơ được thuận lợi, nhanh chóng, góp phần thực hiện hiệu quả chính sách đối với người có công.

Sau khi số hóa hồ sơ, việc tìm kiếm hồ sơ người có công được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, chính xác. Đồ họa: Hà Minh

Trước đây, hồ sơ được lưu trữ dạng giấy theo nhóm đối tượng, đơn vị, địa phương... Thông tin trên hồ sơ được viết tay, sắp xếp trong tủ đựng hồ sơ. Hàng năm, khu vực lưu trữ đều phải xử lý mối, mọt... nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu. Khi muốn kiểm tra thông tin người có công, cán bộ Phòng Người có công, Sở LĐTB&XH tỉnh Thanh Hóa phải mất rất nhiều thời gian tra phích, tìm kiếm hồ sơ. Theo thời gian và qua nhiều lần tra cứu, hồ sơ giấy dễ bị hư hỏng, rách nát, mờ chữ... khiến cho việc quản lý, thẩm định hồ sơ cũng như giải quyết chế độ, chính sách đối với người có công và thân nhân gặp trở ngại.

Để thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ người có công với cách mạng, phục vụ công tác giải quyết các chế độ, chính sách cho người có công và thân nhân được nhanh chóng, kịp thời, ngay sau khi có chỉ đạo của Bộ LĐTB&XH và chủ trương số hóa hồ sơ của tỉnh, Sở LĐTB&XH tỉnh Thanh Hóa đã chủ động tham mưu, phối hợp các đơn vị thực hiện số hóa hồ sơ đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng. Trong khoảng thời gian 6 tháng, gần 400.000 hồ sơ người có công đã được số hóa. Từ giữa năm 2020 đến nay, phần mềm đã đi vào hoạt động ổn định, cơ bản đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin giấy tờ, phục vụ giải quyết chế độ, chính sách kịp thời, chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí.

Chị Nguyễn Thị Nhủ, chuyên viên Phòng Người có công, Sở LĐTB&XH Thanh Hóa cho biết: Hồ sơ người có công là dạng hồ sơ mật, là cơ sở dữ liệu quan trọng về người có công trên địa bàn tỉnh. Việc số hóa hồ sơ giúp bộ phận chuyên môn thuận lợi cho việc lưu trữ hồ sơ, quản lý hồ sơ gốc được lâu dài. Công tác báo cáo, tra cứu và lấy hồ sơ nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, việc cập nhật biến động hồ sơ cũng rất thuận lợi ngay trên máy tính. Từ đó đảm bảo cho việc khai thác, cung cấp thông tin về hồ sơ được nhanh chóng, hiệu quả tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của hồ sơ.

Trước đây khi muốn kiểm tra hồ sơ người có công, cán bộ Phòng Người có công, Sở LĐTB&XH tỉnh Thanh Hóa phải mất nhiều thời gian tra phích, tìm kiếm hồ sơ. Ảnh: Linh Hương

Thông qua phần mềm số hóa hồ sơ người có công, tới đây Sở LĐTB&XH tỉnh Thanh Hóa sẽ tiếp tục khai thác tốt số liệu hồ sơ số hóa người có công. Liên kết với các tỉnh khác để liên kết hồ sơ người có công nhằm khai thác, sử dụng hồ sơ, nhất là khai thác thông tin liệt sĩ, mộ liệt sĩ. Đồng thời tiếp tục nâng cấp để thực hiện số hóa ngày càng nâng cao. Phối hợp với Bộ LĐTB&XH hoàn chỉnh việc số hóa trong thời gian tới để thống nhất trong toàn quốc.

Thực hiện tốt phong trào “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm sóc người có công với cách mạng, những năm qua tỉnh Thanh Hóa đã thực hiện đảm bảo đầy đủ, kịp thời các chính sách của Đảng, Nhà nước đối với người có công. Việc giải quyết chế độ, chính sách cho đối tượng người có công trên địa bàn tỉnh đã cơ bản kịp thời; phổ biến sâu rộng những quy định về thực hiện chính sách đối với người có công đến các ngành, địa phương; đồng thời hướng dẫn, đôn đốc các địa phương rà soát, phát hiện, tổ chức xác nhận đảm bảo không để tồn đọng hồ sơ người có công, thương binh, người hưởng chính sách... theo quy định, hướng dẫn của Nhà nước. Đặc biệt, với việc áp dụng những tiến bộ mới của khoa học - kỹ thuật trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ đã mang lại hiệu quả trong việc xử lý, giải quyết hồ sơ tồn đọng một cách nhanh chóng, hiệu quả, góp phần thực hiện tốt chính sách đối với người có công.

Linh Hương