Từ hồ sơ giấy đến INS: Hiệu quả trong xử lý vi phạm

Từ những tập hồ sơ dày cộp, việc tra cứu thủ công mất nhiều thời gian, lực lượng Quản lý thị trường Thanh Hóa đã chuyển sang môi trường số với hệ thống INS trong xử lý vi phạm hành chính. Sự thay đổi này không chỉ giúp rút ngắn quy trình nghiệp vụ mà còn nâng cao tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước về thị trường.

Lực lượng Quản lý thị trường kiểm tra một cơ sở kinh doanh tại xã Ngọc Lặc.

Những năm trước đây, khi thực hiện công tác kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính, lực lượng Quản lý thị trường (QLTT) phải sử dụng hơn 30 mẫu ấn chỉ in sẵn và các mẫu ấn chỉ khác bằng hình thức viết tay. Với số lượng vụ việc ngày càng tăng, việc quản lý, tra cứu và thống kê hồ sơ trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian trong việc thiết lập hồ sơ vụ việc.

Trong bối cảnh hoạt động thương mại ngày càng phát triển, đặc biệt là thương mại điện tử và kinh doanh trên nền tảng số, yêu cầu xử lý vi phạm nhanh, chính xác và đồng bộ đặt ra cấp thiết. Đây cũng là lý do hệ thống INS được triển khai nhằm thay đổi phương thức quản lý truyền thống sang phương thức hiện đại. Khi hệ thống ấn chỉ điện tử được triển khai áp dụng đã rút ngắn thời gian ghi chép ấn chỉ, hạn chế tình trạng thiếu sót xảy ra trong thiết lập hồ sơ vụ việc.

Trên hệ thống INS, số biểu mẫu ấn chỉ đều được cấp tự động theo quy định khi công chức thiết lập hồ sơ, tránh tình trạng kiểm tra tùy tiện, siết chặt kỷ luật, kỷ cương trong thi hành công vụ của lực lượng QLTT. Đồng thời, có thể tra cứu mọi thông tin về quá trình xử lý vụ việc và tiến độ thực hiện một cách nhanh chóng.

Theo thống kê của lực lượng QLTT Thanh Hóa, thời gian hoàn thiện hồ sơ xử lý vi phạm ở một số đơn vị đã giảm khoảng 30 - 40% so với trước khi áp dụng quy trình điện tử.

Ông Lê Ngọc Thanh, Đội trưởng đội QLTT số 7, Chi cục QLTT Thanh Hóa cho biết: “Nhờ dữ liệu được số hóa và liên thông, lực lượng QLTT có thể truy xuất thông tin ngay tại hiện trường, lập biên bản điện tử kịp thời, giảm đáng kể thời gian tra cứu và hoàn thiện hồ sơ. Các thao tác trên hệ thống được thực hiện thuận tiện, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý vi phạm và chất lượng công tác quản lý”.

Một trong những lợi ích lớn nhất của INS là tạo lập dấu vết điện tử cho toàn bộ quá trình xử lý vụ việc. Mọi thao tác cập nhật, chỉnh sửa, phê duyệt đều được ghi nhận trên hệ thống. Điều này giúp tăng tính minh bạch, hạn chế nguy cơ thất lạc hồ sơ và hỗ trợ công tác kiểm tra, giám sát nội bộ.

Đây cũng là bước tiến quan trọng, góp phần cải cách hành chính, bắt buộc cá nhân, đơn vị phải hoàn thành nghĩa vụ thiết lập hồ sơ vụ việc, xử phạt vi phạm hành chính theo đúng trình tự, quy trình nghiệp vụ.

Đồng thời, đơn vị, cá nhân, hộ được kiểm tra cũng không mất nhiều thời gian để tìm giấy tờ liên quan đến hoạt động của đơn vị.

Bà Hà Thị Dung, chủ cơ sở kinh doanh ở xã Pù Luông cho biết: “Trước đây, mỗi lần đoàn kiểm tra làm việc, chúng tôi phải lục tìm từng tập hồ sơ, nhất là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, rất mất thời gian, có khi còn thất lạc giấy tờ. Nay mọi thông tin đã được cập nhật trên hệ thống INS nên việc tra cứu, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn nhiều".

INS tạo lập dấu vết điện tử cho toàn bộ quá trình xử lý vụ việc.

Đến nay, 13 đội QLTT, 2 phòng chức năng thuộc Cục QLTT tỉnh Thanh Hoá đã cập nhật được trên 18 nghìn tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh. 6 tháng đầu năm 2026, toàn ngành đã tổ chức kiểm tra 616 vụ, xử lý vi phạm hành chính 487 vụ việc trên hệ thống INS, thu nộp ngân sách Nhà nước hơn 8,61 tỷ đồng.

Bên cạnh những ưu điểm, hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính trên hệ thống INS vẫn còn một số khó khăn như: Trang thiết bị để phục vụ cho quá trình nhập INS trên hệ thống chưa đáp ứng nhu cầu công việc thực tế. Khi nhập hồ sơ vụ việc trên hệ thống, kết nối mạng, nhất là ở khu vực vùng sâu, vùng xa không ổn định, một hồ sơ vụ việc đang nhập trên hệ thống sẽ báo lỗi và phải nhập lại từ đầu.

Thời gian tới, Chi cục QLTT tỉnh tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của đơn vị. Đồng thời, hoàn thiện việc đầu tư, nâng cấp trang thiết bị công nghệ và tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong thi hành công vụ, đảm bảo thực hiện đúng quy trình, quy định về nghiệp vụ.

Xuân Thu