Giải quyết mọi việc trong 20 phút - cải thiện năng suất và hiệu quả công việc

Công việc quá tải. Dẫu có tài năng quản trị nhưng khối lượng công việc và trách nhiệm phải chịu ngày càng nhiều hơn. Làm sao để cải thiện điều này. Thế giới đã nói rất nhiều nguyên tắc làm việc hơn 20 phút mỗi lần và nghỉ gián đoạn 5 phút. Làm sao để thực thi nó? Tài liệu đến từ Harvard Business luôn có giá trị thực chiến. Và đây là một ví dụ.

Bạn cứ hình dung trong một giờ đồng hồ, nếu phân chia theo hiệu suất 20 phút một việc thì bạn sẽ làm được khoảng gần 3 việc. Nếu bạn có mục tiêu và tham vọng đó, cuốn sách hoàn toàn phù hợp với bạn.

Đã bao giờ bạn lâm vào tình trạng không biết bắt đầu từ đâu, hoặc không biết khi nào bắt đầu không?

Việc đầu tiên bạn cần làm là lên một danh sách ưu tiên công việc, quản trị tiến độ thời gian và cải thiện nó đúng chu trình cho đến khi hoàn tất công việc. Tại sao phải làm điều này. Theo lý giải của cuốn sách: thông qua việc theo dõi thời gian, bạn sẽ phát hiện ra các khâu chưa hiệu quả, giúp bản thân xác định những phần việc ưu tiên hay nên bàn giao lại, từ đó hạn chế tâm lý trì hoãn và tập trung công việc một cách tuyệt đối. Từ đó bản thân còn khám phá ra nguồn năng lượng mới mẻ.

Hãy tự thừa nhận là bản thân cần cải thiện cách làm việc nếu lúc nào cũng nói bận bận bận. Việc đầu tiên hãy viết các hoạt động của bạn ra. Hãy nghĩ rằng bạn đang dốc hết mọi thứ trong đầu ra đừng để sót điều gì. Tiếp đó, hãy phân thành các nhóm: trách nhiệm chính (những công việc hàng ngày thể hiện giá trị của bạn); phát triển cá nhân; quản lý mọi người; khủng hoảng và đình trị (những sự gián đoạn không lường trước); thời gian rỗi; công việc hành chính. Tiếp theo hãy theo dõi thời gian của mình nghĩa là mình dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc.

Và đến đây sau khi có bảng quản trị của mình chắc bạn sẽ biết mình đang ưu tiên cho điều gì và việc gì? Nếu muốn thay đổi điều gì đó, thì chính là thay đổi mục tiêu quản trị theo hướng mà bản thân mong muốn, yêu cầu. Ví dụ, nếu bạn đang dành thời gian quá nhiều cho công việc hành chính thì bạn nên dừng ngay, việc này không quá quan trọng mà hãy nên ủy quyền. Tiếp theo, chính bạn sẽ cân nhắc cần điều chỉnh phát triển bản thân nhiều hơn hay quản lý mọi người nhiều hơn.

Lập thứ tự ưu tiên công việc là điều mà người Việt ít quan tâm. Thực tế thì đã có cách phân loại mà thế giới đã dùng như: Khẩn cấp và quan trọng (ưu tiên số 1); không khẩn cấp nhưng quan trọng (ưu tiên số 2); khẩn cấp nhưng ít quan trọng (ưu tiên số 3), không khẩn cấp và ít quan trọng (ưu tiên số 4). Có một nguyên tắc sống còn bạn cần nhớ: Những việc có mức ưu tiên thấp nhất thường có thể được bàn giao lại. Đây chính là phương pháp nhanh nhất để bạn có thêm thời gian dành cho công việc quan trọng hơn.

Khi đã xác định thứ tự ưu tiên thì việc cần làm tiếp theo chính là lập lịch trình cho công việc. Có một mẹo công việc luôn hữu ích với tất cả mọi người. Đó là khi lập trình thời gian hãy xếp những công việc đòi hỏi khắt khe và quan trọng nhất vào đầu ngày mới. Điều này còn tạo cảm giác hưng phấn cho mỗi người khi hoàn thành nó. Tiếp theo hãy sắp xếp xen kẽ công việc dễ và khó để tinh thần luôn được thư giãn. Nếu phải xử lý một số công việc giống nhau trong tuần thì bạn nên gom thành nhóm. Việc này sẽ giúp bạn giảm đáng kể tình trạng chuyển đi chuyển lại giữa các kiểu công việc khác nhau, vốn có thể làm giảm hiệu suất.

Đừng làm nhiều việc cùng một lúc là lời khuyên chân thành của cuốn sách. Có 3 giả thuyết sai lầm từng ru ngủ nhiều người: Một là con người có khả năng làm hai việc cùng lúc, thứ hai là làm nhiều việc cùng lúc sẽ hiệu quả hơn, thứ ba áp lực từ nhiều công việc cùng lúc sẽ thúc đẩy hiệu quả công việc. Rõ ràng, ôm đồm nhiều việc là hình thức tự làm bản thân sao nhãng.

Làm thế nào để giảm áp lực cho bản thân? Làm thế nào để làm việc hiệu quả với người xung quanh? Điều gì nên và không nên khi ủy thác công việc? Cuốn sách nhỏ hơn 100 trang có thể cầm theo di chuyển mọi lúc mọi nơi hoàn toàn có thể là cẩm nang đồng hành cùng quá trình quản trị thời gian và quản trị công việc của mỗi người. Có thể nếu đọc cuốn sách này, bạn cũng chỉ mất đến 20 phút thôi! Do vậy, những câu hỏi trên bạn có thể tự tìm thấy câu trả lời trong cuốn sách.

Sách thông thái và tinh tế khi thận trọng nói rằng: “Đây không phải là quy trình luôn đúng”. Từ sự sáng tạo và vận dụng của mỗi người sẽ thiết kế ra một phương pháp phù hợp nhất với năng suất làm việc mỗi người.

Nguyễn Hường