Số hóa thủ tục hải quan tạo thuận lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Từ khai báo điện tử đến quản lý dữ liệu trên phần mềm, chuyển đổi số trong lĩnh vực hải quan tại Thanh Hóa đang giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý thủ tục, tiết kiệm chi phí và chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Số hóa thủ tục hải quan mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Từ thay đổi quy trình đến lợi ích thiết thực

Trước đây, để thực hiện một số khâu trong quá trình làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp tại Khu Kinh tế Nghi Sơn phải mang hồ sơ giấy đến cơ quan hải quan để xuất trình, kiểm tra, lưu trữ và tra cứu khi cần. Để khắc phục bất cập này, Hải quan Cửa khẩu Cảng Nghi Sơn đã đưa vào hoạt động hệ thống khai báo, tiếp nhận bản kê thông tin hàng hóa nhập khẩu điện tử. Việc thay thế bản kê giấy bằng dữ liệu điện tử góp phần số hóa hàng triệu bản kê, giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.

Tại Công ty TNHH Innov Green Thanh Hóa, việc ứng dụng công nghệ số giúp quá trình thực hiện thủ tục hải quan thuận tiện hơn. Bà Nguyễn Thị Thúy, Trưởng phòng Xuất nhập khẩu của công ty, cho biết: “Công nghệ số giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận lợi, qua đó đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa. Hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử cũng giúp việc lưu trữ, tra cứu và tổng hợp thông tin thuận tiện hơn, giảm thời gian và nguồn lực dành cho các thao tác hành chính”.

Với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, hoạt động xuất khẩu thường xuyên, việc quản lý hồ sơ và dữ liệu hải quan càng có ý nghĩa thiết thực. Công ty TNHH Sakurai Việt Nam hiện có 2.300 công nhân tại chi nhánh thuộc Cụm công nghiệp Bắc Hoằng Hóa và 11.000 công nhân tại Khu công nghiệp Lễ Môn; sản phẩm được xuất khẩu tới gần 20 quốc gia. Quy mô sản xuất và mạng lưới thị trường rộng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý thông tin, hồ sơ và tiến độ đơn hàng chặt chẽ.

Theo ông Kimura Masanori, Phó Tổng Giám đốc Công ty TNHH Sakurai Việt Nam, trước đây doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, chi phí cho việc in tờ khai, sao chép dữ liệu và lưu trữ hồ sơ. Hiện nay, khi các phần mềm số của ngành hải quan được triển khai, doanh nghiệp có thể khai báo điện tử, theo dõi trạng thái xử lý tờ khai; tra cứu lịch sử, dữ liệu của phương tiện vận tải và giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động xuất khẩu.

Nếu Sakurai cho thấy lợi ích của số hóa trong quản lý dữ liệu, thì tại Công ty SQ Toy Vina, thuận lợi trong thực hiện thủ tục hải quan gắn với yêu cầu chủ động kế hoạch xuất hàng. Bà Hari Cho, giám đốc kinh doanh của công ty, cho biết: lô hàng xuất khẩu đầu tiên trong tháng 10 vừa qua của doanh nghiệp đã được thực hiện thuận lợi nhờ sự hỗ trợ của cán bộ Hải quan Cửa khẩu Cảng Nghi Sơn. Việc khai báo trên phần mềm, theo dõi chính xác số lượng và chủng loại hàng hóa giúp công ty quản lý đơn hàng khoa học hơn, chủ động kế hoạch xuất khẩu trong giai đoạn cao điểm cuối năm, nhất là dịp giáng sinh.

Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu khối lượng lớn, hiệu quả của số hóa còn thể hiện qua sự phối hợp giữa cơ quan hải quan, doanh nghiệp sản xuất và đơn vị khai thác cảng. Với Công ty TNHH MTV Thép VAS Nghi Sơn, hoạt động nhập khẩu nguyên liệu, đặc biệt là phế liệu, và xuất khẩu thành phẩm ra thị trường quốc tế gắn liền với tiến độ làm thủ tục, lưu kho bãi và giải phóng tàu.

Theo ông Phạm Quý Giám, Giám đốc Khối Kỹ thuật dự án của công ty thì việc số hóa thủ tục hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng xử lý tờ khai theo thời gian thực, từ đó chủ động kế hoạch sản xuất, kinh doanh và logistics. Điểm ưu việt của hệ thống là khả năng kết nối thuận lợi với hệ thống nộp thuế điện tử và cơ chế một cửa quốc gia, giảm số lần thực hiện thủ tục với các cơ quan quản lý.

Từ góc nhìn của đơn vị khai thác cảng, ông Lê Mạnh Hà, Tổng Giám đốc Công ty TNHH Cảng quốc tế Nghi Sơn, cho biết: Trước đây, có thời điểm hàng hóa phải chờ hoàn tất thủ tục, ảnh hưởng đến thời gian giải phóng tàu. Việc các cơ quan quản lý nhà nước và doanh nghiệp cảng biển, logistics tăng cường trao đổi thông tin trên môi trường số đã góp phần rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí. Theo ông Hà, hiệu quả khai thác cầu bến, kho bãi của cảng tăng khoảng 20% kể từ khi áp dụng chuyển đổi số.

Công ty TNHH Innov Green Thanh Hóa thực hiện tờ khai hải quan ngay tại doanh nghiệp.

Từ quản lý hồ sơ đến tổ chức giao nhận hàng hóa, những thay đổi này cho thấy hiệu quả của số hóa chỉ thể hiện rõ hơn nét khi công nghệ gắn với nhu cầu thực tế và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên trong quá trình thực hiện thủ tục.

Lấy hiệu quả phục vụ doanh nghiệp làm thước đo

Trên địa bàn Thanh Hóa, Chi cục Hải quan khu vực X đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ hải quan tạo thuận lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Hệ thống thông quan điện tử hiện tích hợp nhiều phân hệ như khai báo điện tử (e-Declaration), manifest điện tử (e-Manifest), hóa đơn điện tử (e-Invoice), chứng nhận xuất xứ điện tử (e-C/O), thanh toán điện tử (e-Payment), quản lý doanh nghiệp, phân luồng tự động và giám sát hải quan...

Bên cạnh các hệ thống chung của ngành, đơn vị còn chủ động nghiên cứu, phát triển các ứng dụng phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ doanh nghiệp. Ông Lê Hữu Vinh, Phó Trưởng phòng Quản lý rủi ro và Công nghệ thông tin, Chi cục Hải quan khu vực X, cho biết: Các ứng dụng do đơn vị phát triển gồm hỗ trợ doanh nghiệp tham gia chương trình doanh nghiệp tự nguyện tuân thủ pháp luật hải quan. Quản lý cơ sở sản xuất và báo cáo nhanh các mặt hàng chủ yếu. Những giải pháp này giúp cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận, thực hiện đúng quy định, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả phối hợp giữa cơ quan hải quan với doanh nghiệp.

Theo ông Vinh, chuyển đổi số phải lấy doanh nghiệp làm trung tâm, lấy hiệu quả phục vụ doanh nghiệp làm thước đo. Vì vậy, bên cạnh việc vận hành các hệ thống nghiệp vụ, yêu cầu đặt ra là tiếp tục hoàn thiện ứng dụng, bảo đảm thông tin được cập nhật kịp thời, quy trình thực hiện thuận tiện và doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ.

10 tháng năm 2026, kim ngạch xuất nhập khẩu trên địa bàn Thanh Hóa đạt 17,152 tỷ USD, tăng 27% so với cùng kỳ; thu ngân sách từ xuất nhập khẩu đạt 23.560 tỷ đồng. Công tác vận động, thu hút doanh nghiệp đăng ký và làm thủ tục hải quan tại Thanh Hóa đạt kết quả tích cực, với 151 doanh nghiệp phát sinh mới hoặc quay lại làm thủ tục hải quan tại Thanh Hóa, đóng góp tăng thêm 290 tỷ đồng cho ngân sách.

Việc số hóa thủ tục hải quan đang từng bước thay đổi cách quản lý hồ sơ, khai báo hàng hóa và phối hợp giao nhận trên địa bàn Thanh Hóa. Để những lợi ích này được phát huy, ứng dụng công nghệ cần tiếp tục đi cùng cải cách quy trình và nâng cao chất lượng phục vụ. Khi thông tin được xử lý kịp thời, minh bạch, doanh nghiệp có thêm điều kiện tiết giảm chi phí, chủ động kế hoạch sản xuất, kinh doanh và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của thị trường quốc tế.

Bài và ảnh: Thúy Lượng