Chuyển đổi số trong hoạt động điều hành, quản lý doanh nghiệp

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, cùng với những ảnh hưởng bất lợi từ dịch bệnh COVID-19, các doanh nghiệp tại Thanh Hóa đang đẩy mạnh chuyển đổi số (CĐS) trong hoạt động quản lý, điều hành, giúp tối ưu hiệu quả quản lý và nâng cao năng suất lao động, từ đó tiết kiệm tối đa chi phí, tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Công ty CP Tramexco (TP Thanh Hóa) sử dụng giải pháp LigoOFFICE One để chuyển đổi số trong hoạt động quản lý, điều hành.

Khi “tầm nhìn” thay thế kinh nghiệm

Ông Lê Anh, Giám đốc Công ty TNHH Lê Gia (Hoằng Hóa), chia sẻ: “Chúng tôi căn cứ vào 2 mục tiêu đó là: Mang lại giá trị cho khách hàng và tối ưu được vận hành, tiết kiệm được nguồn lực để thực hiện CĐS. Lê Gia đã bắt tay vào thực hiện và thực hiện CĐS triệt để từ rất sớm. Từ khi hóa đơn điện tử ra đời, Lê Gia là đơn vị đầu tiên trên địa bàn huyện Hoằng Hóa sử dụng. Ngoài ra, sử dụng Hệ thống quản trị doanh nghiệp thống nhất, tích hợp được tất cả các mảng như bán hàng, kho, sản xuất, chăm sóc khách hàng, kế toán, nhân sự, dự án... giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn trong quá trình hoạt động”.

Lê Gia sử dụng phần mềm quản trị dữ liệu khách hàng CRM để biết được khách hàng cần gì, tần suất mua mắm ra sao? Sinh nhật khách hàng vào ngày nào để tái chăm sóc, tái sử dụng, nâng cao doanh thu và khuyến khích khách hàng mua thêm các sản phẩm kèm theo sản phẩm chính. Đồng thời, công ty cũng sử dụng phần mềm này để định vị tuyến, chia tuyến để tối ưu hóa lịch trình di chuyển của nhân viên kinh doanh.

Trong thời điểm dịch COVID-19 bùng phát như hiện nay, Lê Gia không chỉ sử dụng phần mềm CRM để tái chăm sóc, kết nối với khách hàng, nhờ sử dụng công nghệ blockchain để có các mã QR code, mã vạch... để khách hàng có thể kiểm tra được nguồn gốc thông tin sản phẩm, tránh hàng giả, hàng nhái... Từ đó giúp sản phẩm được nhận diện và lưu thông trên các sàn thương mại điện tử.

Trải qua 18 năm thành lập và phát triển, định vị được chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường cung cấp các giải pháp thiết kế, thi công, lắp đặt máy móc, thiết bị, Công ty CP Tramexco (TP Thanh Hóa) vẫn sẵn sàng thay đổi để hòa nhịp vào xu hướng số. Công ty hiện có 3 cơ sở tại thị xã Bỉm Sơn, thị xã Nghi Sơn và Hà Nội với gần 100 nhân sự. Nhận thấy hình thức quản lý thủ công lỗi thời không những không hiệu quả, tốn kém thời gian mà còn làm giảm hiệu suất công việc, ban lãnh đạo Tramexco đã quyết định triển khai áp dụng giải pháp LigoOFFICE One của Công ty CP Công nghệ Ligosoft (Thanh Hóa) để số hóa doanh nghiệp.

Giải pháp LigoOFFICE One đã giúp Tramexco số hóa trong việc chấm công online, hoàn thiện bảng công, bảng lương cho từng vị trí. Nhờ sử dụng phần mềm chấm công tại hiện trường bằng công nghệ định vị tọa độ GPS giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian cũng như hiệu suất làm việc của người lao động tại từng công trình. Từ đó, tiết kiệm tối đa thời gian truy xuất công, làm công, làm lương mỗi tháng của bộ phận nhân sự, kế toán. Ngoài ra giải pháp LigoOFFICE One còn giúp Tramexco số hóa và phê duyệt đề xuất trực tuyến; Số hóa công việc - tự động hóa giao việc; Số hóa hồ sơ nhân sự; Số hóa văn bản hành chính, quản lý tài liệu...

Mọi tài liệu, văn bản của Tramexco được lưu trữ và quản lý trực tuyến trên ứng dụng điện toán đám mây, hạn chế được tình trạng mất dữ liệu do sự cố về hệ thống, bảo mật tuyệt đối. Giúp lãnh đạo cũng như nhân viên tra cứu dữ liệu một cách dễ dàng, không phải mất thời gian như cách quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống. Với việc ứng dụng điện toán đám mây vào lưu trữ dữ liệu giúp cho mọi phòng ban trong công ty được kết nối với nhau và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, hệ thống còn phân quyền xem, thêm, sửa, xóa, tải tài liệu chặt chẽ theo người và phòng ban sử dụng, giúp lãnh đạo kiểm soát được toàn bộ dữ liệu và quy trình.

Để có được những tiện ích trong quản lý hoạt động, điều hành, Tramexco đã phải vượt qua rào cản trên con đường CĐS. Anh Đỗ Thanh Duy, Phó Giám đốc Công ty CP Tramexco chia sẻ: Với việc ứng dụng các phần mềm kỹ thuật số vào hoạt động của công ty, mọi công tác nhân sự đã được số hóa. Từ quản lý hồ sơ nhân sự điện tử, đến tự động giao - nhắc việc, tự động hóa bảng chấm công, bảng lương... Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, việc CĐS trong quản lý nhân sự phải được đồng bộ với CĐS từ khâu sản xuất, kinh doanh, tạo ra một quy trình khép kín, giúp doanh nghiệp đạt lợi ích tối đa về chi phí và tiết kiệm thời gian.

Những rào cản để doanh nghiệp CĐS

Anh Đỗ Thanh Duy, Phó Giám đốc Công ty CP Tramexco, cho rằng: “Chỉ khi người đứng đầu xác định công nghệ là vấn đề sống còn và truyền được quyết tâm đó cho nhân sự thì tỷ lệ thành công mới cao. Ở thời đại 4.0 đầy tính cạnh tranh, nếu chúng ta khước từ những lợi ích từ công nghệ thì chắc chắn sẽ bị tụt hậu”.

Ông Nguyễn Hoài Nam, Phó Giám đốc VCCI Thanh Hóa khẳng định, CĐS là “cuộc chơi” không thể không chơi, là con đường duy nhất để doanh nghiệp có thể phát triển và cạnh tranh bền vững với chi phí tiết kiệm nhất. Một doanh nghiệp muốn hoạt động với quy mô lớn và tại nhiều vùng miền thì bắt buộc phải CĐS. Vì chỉ có công cụ số mới giúp người quản lý có thể điều hành được tất cả các phòng ban, các chi nhánh một cách tổng thể thay vì đơn lẻ, rời rạc.

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý, điều hành hoạt động của mình theo phương thức truyền thống thông qua excel, email, sổ sách, chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quá trình quản trị doanh nghiệp. Thậm chí, ngay cả các doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm quản lý kế toán, kho,... cũng đều chưa đạt được sự đồng nhất, khiến quá trình vận hành, hoạt động trở nên kém hiệu quả, tiêu tốn nhiều thời gian trong việc trao đổi thông tin, thống nhất dữ liệu.

Một rào cản khác là tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chủ yếu xuất phát từ nhu cầu nghiệp vụ đơn giản, nhân sự ít nên khó triển khai các giải pháp tổng thể phức tạp. Thêm vào đó, năng lực công nghệ của các doanh nghiệp chưa cao, chưa làm chủ được những công nghệ cốt lõi. Trong khi đó, để doanh nghiệp lớn CĐS thành công thì các giải pháp của nước ngoài quá cồng kềnh và đắt đỏ với tỷ lệ triển khai thành công thấp hoặc phải sử dụng nhiều giải pháp của nhiều nhà cung cấp khác nhau, dẫn đến việc không đồng bộ, thiếu tính liên kết, thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao để làm chủ công nghệ mới,... Hiện, Thanh Hóa có khoảng 100 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp số hóa doanh nghiệp là điều kiện thuận lợi để nhiều doanh nghiệp CĐS.

CĐS không còn là trào lưu thời thượng hay khái niệm công nghệ mà là giải pháp sống còn của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp phát triển bền vững, việc ứng dụng CĐS vào quản lý, điều hành sẽ giúp người lao động phát huy tối đa trách nhiệm và năng lực thực hiện công việc, đồng thời doanh nghiệp cũng chuẩn hóa phương thức hoạt động, tinh gọn bộ máy nhân sự... từ đó vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Bài và ảnh: Linh Hương