Truyền thông nội bộ - Từ chiến lược đến thực thi

Truyền thông nội bộ - một khái niệm tuy không còn mới, nhưng không phải đơn vị nào, tổ chức nào cũng thấu hiểu đầy đủ và thực thi một cách chuyên nghiệp. Nếu đơn vị và tổ chức là một cơ thể thì truyền thông nội bộ được coi là những mạch máu thông tin truyền dẫn, kết nối để tạo nên sức mạnh văn hóa làm nên sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức ấy. Với ý nghĩa đó, không thể không quan tâm đến truyền thông nội bộ một cách nghiêm túc. “Truyền thông nội bộ - Từ chiến lược đến thực thi” là cuốn sách đầu tiên về truyền thông nội bộ từ chuyên gia Việt Nam.

Trong bối cảnh mới, khi mọi thứ đều kết nối và trở nên minh bạch hơn, khi những nỗ lực gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp và giữa các nhóm với nhau trở thành những ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo, đó chính là khi truyền thông nội bộ có thể phát huy hết các vai trò của mình.

Nếu trước kia doanh nghiệp được ví như những chiếc hộp đen, thì giờ đây doanh nghiệp đã trở thành những chiếc hộp kính. Lý do là bởi sự kết nối. Ngày nay, nhiều người sẵn sàng lên mạng chia sẻ cuộc sống của họ, bao gồm cả cuộc sống nơi công sở. Còn người tiêu dùng thì rất muốn biết nhiều hơn về thương hiệu mà họ muốn gắn kết. Cũng đã qua cái thời một doanh nghiệp có thể thành công nhờ một ý tưởng lớn về sản phẩm, dịch vụ. Các doanh nghiệp ngày nay cần xây dựng những lý tưởng lớn để có được sự đồng hành của những người tiêu dùng thông thái hơn.

Đó chính là tất cả các lý do khiến văn hóa và truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, mà đúng hơn là câu chuyện về cách bạn đang phát triển văn hóa doanh nghiệp có thể là tài sản tiếp thị bên ngoài mạnh mẽ nhất.

Nếu bạn thực hiện những thay đổi văn hóa tích cực và truyền đạt hiệu quả, câu chuyện đó có thể trở thành một phần mạnh mẽ của thương hiệu, khiến hàng triệu người tiêu dùng cảm thấy doanh nghiệp của bạn tuyệt vời và thực sự muốn gắn bó cùng.

Cuốn sách dựa trên những nghiên cứu khoa học, bài bản về những thách thức ngầm cản trở truyền thông nội bộ, trong đó đặc biệt nhấn mạnh đến khối Silo. Theo giải thích của nhóm tác giả cuốn sách: Từ Silo có nguồn gốc trong tiếng Hy Lạp, nghĩa là “Hầm chứa hạt”. Silo thường là nơi chứa đựng nguyên liệu cần bảo quản với số lượng lớn như lương thực, than, xi măng, gỗ, thực phẩm.. ở trạng thái kín hoặc lạnh khi cần thiết. Các Silo thường rất to lớn, vững chắc và kiên cố, đứng độc lập với nhau. Trong doanh nghiệp, Silo còn được gọi là hiệu ứng “lô cốt”. Đó là trạng thái tâm lý khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng công ty. Hãy xem nếu muốn công phá các khối Silo, các CEO thường làm gì? Nhắc lại chuyện Steve Jobs năm 1986 đã mua Pixar, lúc đó là một công ty rất nhỏ, nhưng sau này đã trở thành một hãng phim hoạt hình nổi tiếng. Năm 2000, khi xây trụ sở mới cho Pixar, Steve Jobs đã gạt bỏ ý định xây các tòa nhà riêng biệt cho mỗi phân khu chức năng, mà đã thiết kế một nơi làm việc chung, nơi các cuộc gặp gỡ, va chạm tự nhiên nhất. Steve Jobs muốn những người ngại giao tiếp nhất cũng sẽ buộc phải có những cuộc trò chuyện tự nhiên, ngay cả khi họ rửa tay.

Vậy công phá Silo, sẽ có những gợi ý nào? Nhóm tác giả đã đưa ra các khuyến nghị đáng lưu tâm như: xác định vai trò và mục tiêu rõ ràng cho các thành viên trong nhóm; khuyến khích nhân viên có tư duy giải quyết vấn đề cho các đồng nghiệp; chia sẻ thông tin về chiến lược và sáng kiến chính của doanh nghiệp; đưa ra các định hướng rõ ràng về các ưu tiên; trao quyền quyết định quan trọng cho các thành viên trong nhóm ở tuyến đầu; giao tiếp theo mọi hướng, đảm bảo những nỗ lực hợp tác của nhóm sẽ được ghi nhận và khen thưởng.

Cuốn sách cũng đã có một ví dụ rất thuyết phục về cái gọi là sức mạnh truyền thông nội bộ lan tỏa đến từng thành viên trong tổ chức.

Năm 1961, trong một lần đến thăm trụ sở của Cục Hàng không Vũ trụ Mỹ ( NASA), Tổng thống John F. Kenedy nói chuyện với một người đang lau sàn. Tổng thống hỏi thăm anh về công việc và nhiệm vụ làm ở NASA. Câu trả lời của người lao công làm Kenedy sững người: “Thưa tổng thống, tôi ở đây để giúp đưa con người lên mặt trăng”.

Chắc đơn vị, tổ chức nào cũng muốn tinh thần, văn hóa, sứ mệnh và tầm nhìn được truyền thông nội bộ một cách thông suốt. Vậy thì hãy đừng ngần ngại áp dụng các bước sau: Hãy xác định một bức tranh lớn và hãy nói về nó thường xuyên để đảm bảo tất cả mọi người đang “sống” trong bức tranh lớn ấy. Tiếp đó, các nhân viên cũng phải cần biết đến các nguyên tắc định hướng hành vi. Dựa trên cơ sở, thấu hiểu và nhận biết điều gì là quan trọng với tổ chức, họ sẽ ra quyết định và hành động theo sự dẫn dắt của hệ giá trị này.

Nguyễn Hường