“Để cuộc họp làm tăng doanh số”- Họp là cả một nghệ thuật

Chắc là bạn cũng giống như rất nhiều người, mỗi ngày có nhiều cuộc họp. Bạn nghĩ nó quan trọng hay là không, cần thiết hay là không? Bạn mất nhiều thời gian vì những cuộc họp? Và đôi khi tổ chức chưa hiệu quả? Họp là một cách làm việc, hơn thế họp là cả một nghệ thuật. Họp đúng, hiệu quả ít nhất sẽ làm tăng doanh số, thêm gắn kết đối tác, đồng nghiệp. Đó là những gì tác giả Trịnh Nhất Quần muốn nói cùng chúng ta qua cuốn sách: “Để cuộc họp làm tăng doanh số”.

Một nhân viên bình thường, thời gian dành cho cuộc họp trong đời hơn 9.000 giờ, tức hơn 1 năm. Nếu là quản lý bậc trung, thời gian dành cho họp chiếm 35%, con số này sẽ trên 50% nếu bạn là quản lý cấp cao. Các đơn vị tổ chức thường chi khoảng từ trên dưới 10% ngân sách cho các cuộc họp. Nói vậy để thấy rằng, nếu họp hiệu quả sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu suất công việc lên rất nhiều.

Theo tác giả, mục đích của cuộc họp là để giải quyết vấn đề. Do vậy, các cuộc họp cần được xây dựng trên các nguyên tắc: Tại sao phải tổ chức, nội dung họp là gì, ai triệu tập, ai tổ chức, ai ghi chép biên bản, ai theo dõi kết quả?. Khi nào cuộc họp diễn ra, kéo dài bao lâu, thời gian dự kiến cho cuộc họp tiếp? Cuộc họp tổ chức ở đâu và trong hoàn cảnh nào? Và, thêm một yếu tố nữa là cần chuẩn bị gì cho cuộc họp?

Cũng theo tác giả đừng nông cạn cho rằng họp là công việc đơn giản. Đối với người chủ trì, để giúp cuộc họp tiến hành thuận lợi, họ cần sở hữu năng lực tổ chức cũng như năng lực ngôn ngữ nhất định. Đặc biệt là cần tránh những biểu hiện phi ngôn ngữ dễ khiến đối tác cộng sự hiểu nhầm. Nhìn chung, kiểu người chủ trì cuộc họp với phong thái quyết đoán, sắc gọn đồng thời vẫn giữ được sự ôn hòa, thấu hiểu là điều tuyệt vời nhất.

Với tất cả nhân viên, phòng họp giống như một đường đua. Hãy làm cho các nhà lãnh đạo và đồng nghiệp phải dừng công việc bận rộn của họ để lắng nghe bạn. Do vậy, học được cách bày tỏ ý kiến của mình nơi phòng họp không những giúp nâng cao giá trị bản thân mà còn mang đến cho bạn những phần thưởng bất ngờ. Thể hiện giá trị bản thân mà không rơi vào hoàn cảnh khiến mọi người nghĩ rằng mình là tự tin thái quá, kiêu ngạo hay không khiêm tốn là cả một nghệ thuật. Đó còn là kết quả quá trình rèn luyện với tâm sáng, cầu thị, hợp tác với mọi người.

Với những người lãnh đạo, quản lý thì việc chủ trì cuộc họp được coi là nơi thể hiện tài năng ngôn ngữ, kiểm soát cảm xúc, tiến độ và cao hơn cả là khả năng dẫn dắt cuộc họp tới đích mong muốn.

Hơn cả các kỹ năng để chuẩn bị, làm chủ một cuộc họp cả từ phía lãnh đạo và nhân viên, tác giả Trịnh Nhất Quần còn khéo léo lồng ghép rất nhiều câu chuyện tình huống. Tình huống sau đây là một ví dụ: Vị giám đốc từ tốn mới từ nơi khác về chủ trì một cuộc họp. Tại đây, một quản lý bậc trung đã mạnh dạn đề xuất nhiều giải pháp, ý tưởng đột phá bằng giọng điệu có phần gay gắt. Vị giám đốc bậc trung này đã ngỏ lời phê bình nhẹ nhàng nhắc nhở anh quản lý cần khiêm tốn hơn, cần cầu thị với các bậc cao niên hơn trong đơn vị, nhưng vẫn không quên nói với anh: Hãy gặp giám đốc sau cuộc họp. Tại cuộc gặp riêng này, giám đốc mới giãi bày: Nếu trong cuộc họp, nếu giám đốc đứng về phía anh ta, thì anh ta sẽ là đối tượng bị thị phi, đả kích nhiều nhất, nên phải kịp thời phê bình anh cũng là cứu anh một bàn thua trông thấy. Anh quản lý bậc trung có thêm một bài học. Và tất nhiên, vị giám đốc từ tốn kia là bậc thầy trong giao tiếp.

Cuộc họp - một lát cắt xã hội thu nhỏ, được nén lại trong áp lực của công việc. Ẩn mình trong đó là đan chéo rất nhiều mối quan hệ. Làm sao để vừa đạt hiệu quả công việc, lại giữ được bầu không khí tích cực, gắn kết. Chuẩn bị kỹ càng các nguyên tắc không bao giờ là thừa. Tuy nhiên, nói như cổ nhân: muối và sự do dự là những thứ không nên cho quá nhiều. Hãy tự tin thể hiện giá trị bản thân bằng tinh thần cầu thị, tích cực, khiêm tốn và đoàn kết. Bạn sẽ chiến thắng chính mình trong một cuộc đua mà ở đó, cơ hội dành cho mỗi người là ngang nhau. Hãy tự tin tỏa sáng nơi các cuộc họp nhé bạn!.

Nguyễn Hường